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政府“三公”费用的公布揭开了政府办公费用的面纱，大家在质疑政府部门三公费用不合理高企的同时，不妨了解一下办公及管理的经济学法则：即办公如何既高效又能顺应可持续发展的潮流。即将于2011年9月21-23日在上海国际博览中心举行的国际文具及办公用品博览会(Paperworld China)就将带来新的行业发展趋势和先进的未来办公解决方案。
展会组织方负责人法兰克福展览有限公司副总经理沙怡文先生认为：“从德国母展初的以纸制品为主到现在的多元化办公产品和解决方案，这二十几年中行业的飞速发展是与信息、通讯和软件技术的飞速进化紧密相连的。在经济为活跃的亚洲市场，高效经济的未来办公愈来愈受到政企事业单位高管的关注。”
现代办公涵盖了技术环境、功效环境、空间环境和人文环境四大方面。解决四大环境问题的产品包括了办公自动化设备、信息集成与数据交换系统、办公家具、传统办公文具、环境设计等一系列产品和概念，尤以办公自动化设备的集成和智能化发展以及信息技术的发展为蓬勃，这不仅可提供愈加优化的办公解决方案，更顺应了节能减排、合理使用自然资源的环保趋势。
A. 办公设备集成和智能化
调查显示：各行业中大多数企业的文档(信息、数据)管理成本约占企业年营收的6%，该成本常常会居于企业组织内支出的前十位，使用一台打印机输出文件的费用可能比使用一台多功能设备贵50%。(参考1：2011 年《IT时代周刊》七月五日第13期，文章“打造‘绿色’与‘效益’兼备的办公环境”)而采用办公设备集成方案和智能化技术能高效地为文档管理服务，在降低办公成本的同时有效节能减排。
集打印机、复印机、扫描仪和传真机等多功能为一体的集成化和智能化办公设备市场渐成商用市场主流。根据IDC 的调查数据显示，2010年上半年多功能打印产品与单功能打印产品的销售量比例从2002年前的1：18缩小为1：1.3。一体机的应用精简了办公室自动化设备的数量和采购成本，亦大大节省办公空间，降低设备耗能。在这一领域，惠普和佳能无疑是市场领先者。
智能一体机目前在中国政府部门、学校和外企、合资及效益较好的民营企业中需求较大。而中小型企业、SOHO一族和家用对一体机的需求则集中在黑白激光打印和喷墨打印上。新型的智能一体机具备许多创新功能如一键完成双面打印，以及新技术的开发。以惠普创了“自动开关机技术”为例：平时很多人会在离开公司的时候关掉个人电脑，但并不会关掉公用的办公设备的电源，这一细节耗费了大量能源。如果有200万台惠普打印机晚上同时开着，一年会浪费超过一亿度电，这相当于三峡大坝一天的发电量，可供一个大中型城市使用一个月!而采用自动开关机技术，打印机能源总体消耗可降低3倍之多。再结合自动双面打印技术的应用，还可轻松节省50%的纸张消耗。此外，考虑到桌面办公用户多为零散打印的使用习惯，惠普的“0秒预热技术”也大大降低了打印机的预热能耗。
B. 未来办公——“云上的日子”
巨量文档、紧缺能源、全球沟通，让人类已经将信息技术抛到云端。 商用数据要求极高的安全性、极速的响应和的体验，想在云上过好日子得有符合以上要求的“云”基础架构。 英特尔凭借其安全性，芯片处理器的速度和程序对云环境敏感检测的优势，大力提升了办公效率。
一天云上办公的日子不外乎“云打印”和“云沟通”。文档管理的智能化即是朝着云打印的方向前进，这一概念也已经被领先厂商提出和推广。云打印不是指简单的打印，也是文档存储和再分配的统称。
社交媒体所向披靡见证了“世界是平的”发展态势，在商用环境中也是如此，愈来愈多的企业将视频会议代替员工频繁出差，大大节约企业办公成本。云沟通使得视像的质量和速度更为优化，同时会议的产出也可由云打印予以执行。
据市场研究公司Frost & Sullivan于2010年8月公布的数据，随着亚太经济的预计增长，更多的企业投资视频会议解决方案将推动亚太地区视频会议市场增长。到2010年底，亚太地区视频会议市场的年销售收入将增长9.5%，达到3.675亿美元(参考2：2010年8月15日赛迪网讯：2010年亚太地区视频会议市场收入将增长9.5%)。英特尔的未来办公理念的工具之一就是应用视频会议和统一通信，大大提高了工作效率和降低了成本。据英特尔统计，2009年公司因为采用视频会议解决方案，节省了1400万美元的差旅支出和43156小时的差旅时间。英特尔的内部调查显示，75%的使用者认为参与视频会议可以获得与参与面对面会议一样的效果。通过部署统一通信工具，员工可以利用电脑进行语音邮件和电子邮件通信，在旅途中则使用智能手机来访问系统。2009年，仅此一项就为英特尔节省了100万美元。
支持视像化云沟通的载体——屏显设备的技术发展也极其重要，它将提升用户使用的体验。自从1948年电子白板技术诞生以来，这一科技产品成为会议教学中的常青办公设备。 但信息化的技术不断成为人际沟通的主流应用，除电子白板从打印会议产出功能发展到集成网络能进行多方会议之外，大屏幕显示屏正受到教学和商务办公的青睐。多媒体无论在哪个办公环境中都是标准配置，大屏幕的应用满足了客户在体验上的需求。而在移动领域已经广泛应用的多点触屏技术目前正成为行业发展趋势。具触屏技术的大屏幕从经济效益上说它省去了投影仪、遥控器等外接设备的费用，同时节能技术的发展亦降低耗能，后续维护的成本也相比电子白板大为降低，从视觉上说更具有无可比拟的优势。更重要的是，客户更注重互动体验的需求可由触屏技术提供。
在大型工业能源项目中，如国内对交通和能源及基础设施的大力投入推动了大屏拼接工业化应用的飞快增长，大型的监控、指挥调度大屏拼接项目建设频繁，出现了诸多拼接数量过百的超大尺寸拼接屏项目
C. 绿色办公理念
随着人们对于企业社会公民形象期待的不断提高，对可持续发展理念的认同和坚持越来越成为现代企业的战略选择。据罗德公关与清华大学2010年9月发布的第二期《快速消费品行业企业社会责任指数报告》及《汽车行业企业社会责任指数报告》，消费者对企业社会责任的关注度明显提升。汇总 “非常关注”和“比较关注”的人群比例，今年关注企业社会责任的消费者从去年的55.1%提升到了63.7%。另外，消费者购买行为受企业社会责任表现的影响也呈上升趋势。例如在今年关于汽车行业的调查中，有76.7%受访者将社会责任列为购买时的考虑因素，较去年的67.6%有了明显上升。
1. 办公自动化的节能新产品、新技术
据推算，我国的纸张有1/3左右是办公过程中消耗掉的。如果中国所有的企事业单位都采用电子化办公，每年减少的纸张消耗将在100万吨以上。按1吨纸消耗2立方米的木材计算，每年将减少消耗木材200万吨，减少林地消耗20万公顷;同时可以节省造纸消耗能量100多万吨标准煤，直接和间接减少温室气体排放1000多万吨。尽量选择使用薄纸打印。一张厚纸的耗材是一张薄纸的2-3倍。(参考3：国务院机关事务管理局《日常节能手册》)。如前所述，办公设备的集成和智能化对绿色办公的贡献巨大。
2. 环保办公家具
员工每天要花1/3以上的时间在单位，为企业员工提供绿色的办公环境是公司管理层关注的重要内容之一，同时也是企业社会责任感的表现。办公家具制造商的新市场领域正在绿色材料和环保设计上如火如荼地进行着。如使用环保材料、轻量化设计。
3. 纸业公司的绿色生产
纸业是高消耗、高能耗和高污染的行业，环保应是公司重要的课题之一，芬欧汇川是使用森林生物质作为能源的引领者，公司过去十年在基于生物质的可再生能源生产方面的投入超过10亿欧元。碳中性能源是公司能源组合的主要部分。芬欧汇川位于芬兰的工厂使用的燃料中79%是以生物质为基础的二氧化碳中性燃料，在全球范围内这一比例平均为63%。其对产品从原料到产成品整个生产周期的控制值得国内企业借鉴。
D. 人性化理念
数年前的谷歌总部办公室图片病毒邮件激起无数OL的向往和仰慕，谷歌能保有诸多人才继续行业领先地位和企业对员工在环境软实力诉求上的满足不无关系。
现在的办公用品和环境更以人为本，除了在功能上的不断改进，比如人体工程学原理的应用，还融合色彩心理学、社会心理学等心理学科的原理为企业员工提供舒适的办公环境。
创意产品也深受个性化企业或个人的推崇，今次的Paperworld China特设“创意产品体验区”，集中了行业内获德国红点设计大奖、日本ISOT设计大奖和香港文具设计大奖的作品，并且在现场买家可进行使用体验。
E.供应渠道的整合
“一站式”服务不仅仅是一种节约用户采购成本的先进销售理念，同样也是通过整合来优化资源、节约资源的有效方式，更是一种对销售商的优化的集成服务方式。Paperworld China大的理想就是为销售商、服务商，乃至为消费者打造一个包括技术、功能、空间乃至文化与个性的整体解决方案输出的商业平台，把相关的产品汇集在一个平台上，有效地解决企业的推广、信息传播、品牌树立、需求采集等诸多问题。
Paperworld China将通过专业的手段，以新的理念、产品引导整个行业的进步与发展，解决供应链分离所导致的无序竞争与浪费，为整个行业提供健康、环保、持续发展的条件和可能性。
