浅析干部人事档案管理的信息化建设

一、实现干部人事档案信息化管理的优势

（一）能很好地将人事信息资源共享。干部人事档案主要职责之一即为有关部门提供干部人员信息，使组织和领导能直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况。

（二）能有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值。通过链接干部人事档案信息到信息库以供查询调阅，既提高了档案的利用率，又大限度地保护了纸质档案。

（三）能保证干部档案信息的时效性、真实性。能使人事档案存放更加规范、系统，使查询档案方便、快捷。

（四）在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，均可利用信息库。直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等，大大提高了干部工作的运转速度。

二、当前推进干部人事档案信息化管理的主要工作

一要建立干部个人电子档案系统，实施干部人事档案自动化管理。将干部人事基本信息（如干部履历表上的信息）通过专门的干部人事信息软件输入微机，制成电子卡片的形式，形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转，适应人才流动的需求。

二要建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态和无纸化管理。要利用计算机、扫描仪，照相机等现代设备和现代技术，将常用的档案资料、表格等制成PDF 文件或用制成JPG 格式的图片文件，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。也可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

三要建立干部人事档案网络化管理体系，实施干部人事档案的分级管理。逐层逐级建立干部人事档案局域网，实行干部档案的网络化管理。建立干部人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。笔者所在的卫生系统已部分采用了干部人事系统，极大方便了干部考察、任免、调动、交流、政审等工作。

四要整合资源，推进干部人事档案管理信息工作网络化建设。要善于运用新思路、新办法研究解决信息化工作中遇到的新情况、新问题。坚持从实际出发，根据干部人事档案管理工作需要，以业务应用为导向，逐步建设适应业务工作需要和发展的网络化应用系统，不断提高信息化水平。要依托政务专网和内部局域网，充分利用现有资源推进干部管理信息化、网络化的进程。

五要健全制度，促进干部人事档案信息管理规范化。要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理办法和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循、有规可依，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行，保证利用系统开展工作的正常运转。

三、需要注意的方面

（一）加强对电子文件原始性、真实性认定和管理。对于纸质文件来说，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，但电子文件的内容与形式是相对立的，没有相对固定的形式，要对采集的电子文件进行全面、认真地检查。可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防写措施等技术措施，提高电子文件的可靠性。

（二）是根据实际工作，制定相关档案信息化法规。为了防止工作中的盲目性和随意性，要结合工作实际，从管理、业务、技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确、真实、规范、统一。

（三）要加强对电子文件归档管理。加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等工作的监督、指导，保证本单位产生的有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和长期可读性。

（四）要在干部人事档案信息化管理工作制度中严肃档案管理工作纪律。严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，严格限定上网信息的内容和范围，严禁处理干部业务的计算机与网络连接，确保信息安全。

（五）加强档案信息安全保障工作。切实抓好网络信息安全保密教育，增强干部人事档案管理人员网络信息安全防护意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，提高安全防护的技术水平，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。建立健全系统安全保密体系，确保系统的安全性、可靠性和可控性，防止失泄密现象的发生。

总之，信息化建设作为加强干部人事档案管理日常工作的一个重要内容，能为广大干部职工提供优质便捷服务，也是实现人事档案工作与时俱进，加快发展的必然趋势。